Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Глава 30. Кадровый аудит в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.
Типы кадрового аудита
В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:
- Частота проведения:
- плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
- оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
- постоянный – устраивается регулярно;
- «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
- Охват объектов аудита:
- полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
- локализованный – анализ выбранного объекта.
- Способ анализа:
- предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
- системный – используется весь комплекс доступных методов;
- частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
- Уровень исследования:
- стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
- управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
- тактический – проводится кадровыми службами.
- По отношению к компании:
- внутренний – организовывается собственными силами;
- внешний – привлекаются сторонние специалисты.
На чем фокусируется кадровый аудит
Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:
- Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса:
- Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
- Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
- Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
- Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
- Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
- Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?
- Актуальность кадрового состава:
- Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?
- Как работают подразделения, отвечающие за прием, обучение, увольнение?
- Персонал:
- Сколько штатных единиц занято и свободно? Есть ли текучка кадров? Имеется ли резерв? Хватает ли квалификации сотрудников?
Итоги аудита персонала
Завершив анализ этой сферы функционирования предприятия, эксперт сделает ряд выводов об успешности его работы и имеющихся перспективах.
— Дефицит и профицит кадров
— Качество управления персоналом на всех этапах
— Тип руководящего стиля и его соответствие задачам
— Микроклимат в коллективе и его влияние на результат
— Потребности в развитии компетенций, повышении квалификации сотрудников.
— Потенциальные возможности для перевода работников на более высокие должности.
— Причины выявленных проблем, ошибок, рисков. Возможности для преодоления имеющихся проблем.
Анализ, аудит и кадровое планирование – это специализация экспертов компании «Проверка Труда». Мы предлагаем клиентам услуги по защите их интересов, в том числе при проведении проверок и после них. Мы знаем, как пройти обязательный кадровый аудит без штрафов и готовы помочь вам в этом!
Кадровые журналы, ведение которых обязательно
| Наименование журнала |
Ссылка на нормативный акт |
|
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «в» ст. 695 |
Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69 |
| Приходно- расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «д» ст. 695 |
Постановление N 225, п. п. 40 — 41. Постановление N 69 |
| Журнал учета проверок |
Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 176 |
Закон N 294-ФЗ, п. 8 ст. 16 |
Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них
—-T——————T—————T————————————¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L—+——————+—————+————————————
Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.
Таблица 4
Когда обращаются за услугами кадрового аудита
Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:
- Оптимизация порядка управления коллективом организации
- Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
- Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
- Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
- Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
- Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
- Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
- Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
- Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
- Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
- Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
- Установление комфортного рабочего микроклимата
- Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
- Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
- Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
- Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
- Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица
Уникальные предложения для наших клиентов по кадровому аудиту:
- Разработка методики внутреннего кадрового аудита. С такой методикой Вы сможете самостоятельно осуществлять текущий контроль кадровой документации и обеспечивать соблюдение законодательства при совершении сложных трудовых процедур.
Методика включает в себя, как правило:
- Полный перечень обязательной для Вашей организации кадровой документации;
- Поэтапный механизм полной и выборочной проверки:
- сфера проверки и рекомендуемая периодичность проверки
- необходимые документы
- критерии их соответствия законодательству
- Блок-схемы по ключевым трудовым процедурам (этапы, сроки, детали, важные нюансы).
Услуги, сопутствующие кадровому аудиту, которые мы готовы предложить на разовой или абонентской основе:
- Устные и письменные консультации по трудовому законодательству.
- Ведение кадрового делопроизводства и учета.
- Представление или разработка шаблонов (проектов) кадровых документов.
- Анализ конкретных документов на соответствие требованиям трудового законодательства.
- Представительство интересов в судах общей юрисдикции и арбитражных судах.
При проведении кадрового аудита возможна проверка расчетов:
- с персоналом по оплате труда
- с персоналом по прочим операциям
- с подотчетными лицами
- с бюджетом по НДФЛ, расчеты с внебюджетными фондами по страховым взносам.
При этом проводится проверка бухгалтерской документации, данных программы, в которой ведется учет заработной платы, налоговых деклараций и расчетов по направлениям:
- исчисление сумм заработной платы работников организации, пособий, отпускных, различного рода компенсаций и выплат;
- исчисление сумм, начисленных в пользу физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ);
- исчисление налогов и сборов с заработной платы работников организации, физических лиц, работающих по договорам ГПХ, ученическим договорам;
- соответствие предоставленных физическим лицам налоговых вычетов и льгот налоговому законодательству РФ;
- правильность сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ (персонифицированный учет);
- правильность сведений о доходах физических лиц, представляемых в налоговый орган;
- оформление командировок, расчет командировочных;
- налоговые риски производимых организацией иных выплат в пользу физических лиц.
На чем фокусируется кадровый аудит
Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:
- Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса: Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
- Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
- Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
- Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
- Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
- Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?
- Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?
- Сколько штатных единиц занято и свободно? Есть ли текучка кадров? Имеется ли резерв? Хватает ли квалификации сотрудников?
Принципы кадрового аудита и консалтинга
Аудит, консалтинг в области кадров — дело уже привычное: руководители компаний, крупных корпораций, понимают, что он необходим. В условиях смены общенаучной, деловой, управленческой парадигмы показатели работы предприятия определяются уже не только производительностью.
Среди параметров, по которым оценивают эффективность бизнеса, — характеристики персонала, совокупного человеческого потенциала, уровня подготовки сотрудников (соответствует ли он стратегическим целям организации). Интеллектуальный капитал фирмы — важнейшая ценность, поэтому его диагностика, разработка мер по улучшению системы мотивации, оценки персонала требует первоочередного внимания. Кадровый аудит необходим в условиях серьезной конкуренции, ограниченности ресурсов, ситуациях, связанных с объединением, разделением бизнеса.
В России и мире он стал распространенным инструментом для контроля работы организаций. Включает процедуры оценки:
· существующей структуры управления сотрудниками, ее эффективности;
· соответствия персонала целям развития фирмы;
· корректности ведения документации — с позиции юридических требований, основ делопроизводства.
Чтобы проблемы, их причины можно было правильно диагностировать, а рекомендации для руководства были конкретными, ценными, точными, необходимо соблюдать принципы кадрового аудита, консалтинга. Это фундамент деятельности профильных экспертов, привлекаемых к работе. Принципы делят на:
· относящиеся к самому аудиту — их должны соблюдать эксперты, по проверкам;
· касающиеся построения кадровых процессов — они связаны с функциональными взаимозависимостями, необходимостью внутрифирменной координации;
· направленные на достижение консалтинговых задач (принципы совместного решения проблемы).
Цели кадрового аудита
Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.
Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.
Определение вектора аудита
Как видно из примерных задач аудита, указанных выше, аудит может быть направлен на анализ соответствия или непрерывного улучшения. В зависимости от цели, процесс и методика проведения аудита будет отличаться. Аудит на соответствие включает систематическое сравнение практической деятельности человеческих ресурсов с политикой компании и/или правовыми нормами. На выходе такого аудита получаем список отклонений между тем, что требуется, и тем, что происходит на деле.
Аудит непрерывного совершенствования – это систематический процесс определения несоответствия функциональной или организационной производительности тому, что есть, что могло быть и что должно быть. Результатом аудита должен стать список возможностей для увеличения эффективности и производительности.
Аудит качества услуг – конкретный пример аудита непрерывного совершенствования. В данном случае вектор аудита направлен в сторону достижения соответствия деятельности кадровых ресурсов требованиям клиента внутри компании (управленца или сотрудника). Соответствие определяется на основе удовлетворенности клиента с учетом важности, которую он придает рассматриваемой услуге.
Следующая схема описывает отношения самостоятельных или методических проблем к стратегическому или исполнительному вектору кадрового аудита.
Обсуждение проекта аудита
Создание и выполнение проекта аудита на соответствие не составит большого труда, поскольку такие аудиты являются сравнительными. Аудиты непрерывного совершенствования более сложно спланировать и привести в исполнение, так как они имеют цель измерить производительность организации. Поэтому проектирование аудита непрерывного совершенствования требует некоторых мер предосторожности:
- Вектор анализа не должен быть произвольным. Напротив, он должен быть направлен на основополагающую сферу деятельности, которая, в свою очередь, основана на управленческих практиках и исследованиях.
- Учитывая, что организационные проблемы могут возникать и происходить в любой области, аудит должен быть обращен ко всем «характеристикам» компании, а именно к переменным производительности, включая стратегию, структуру, цели, технологию и системы.
- Аудит должен основываться на событиях и условиях, имеющих место на раннем этапе причинно-следственной связи. Данный подход предполагает меньшее внимание к выходным данным (планам и ресурсам) и производительности (процессам).
- Аудит должен быть обращен к областям, которые могут принести ощутимый результат, в отличие от областей, которые мало или вообще не поддаются влиянию или изменению.
Задачи и методы кадрового аудита
Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.
Задачами кадрового аудита являются:
- Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
- Формирование эффективных кадровых методов управления.
- Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
- Сокращение кадровых затрат.
- Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.
Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:
- Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
- Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.
Организационные методы включают:
- разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
- изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
- обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.
Информационные методы включают:
- методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
- диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
- проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.
Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении
Отчет № 1
О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»
Комиссия в составе:
начальника отдела кадров Иванова А. А.;
главного бухгалтера Петрова П. П.;
руководителя юридического отдела Сидорова С. С.
составила настоящий акт о нижеследующем:
- В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
- В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
- Вместе с тем установлены следующие нарушения:
- отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
- отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
- не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
- отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
- Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
- Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.
Члены комиссии:
(подпись) /Иванов А. А./
(подпись) /Петров П. П.
(подпись) /Сидоров С. С./
***
Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.
Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.
Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Кадровый аудит персонала
Внутренний кадровый аудит персонала, его потенциала и документации проводится как оценка эффективности и продуктивности деятельности сотрудников.
Внутренний кадровый аудит потенциала и персонала — важный фактор при проверке персонала — выполняет сразу несколько задач:
- выявление причин сложностей персонала и способов их решения;
- определение степени эффективности работы руководства и персонала, отдельными подразделениями персонала организации;
- определение соответствий работы персонала компании нормативной базе, целям компании и стратегии ее развития;
- соответствии персонала и запрашиваемого потенциала работников.
Где заказать кадровый аудит?
Провести внутренний кадровый аудит собственного потенциала или персонала, компания может выполнить своими силами, однако, оптимальным решением будет обратиться за помощью к профессионалам. Самостоятельный кадровый аудит организации позволит сэкономить средства на оплате специалистов и изучить новую сферу делопроизводства, но при этом сотрудники будут отвлечены от текущих задач персонала, кадровый аудит будет необъективным.
Кадровый аудит организации от специалистов обладает рядом достоинств:
- время персонала экономится – нет необходимости отвлекать их от текущих задач, документации;
- результатом, который предлагает кадровый осмотр персонала или потенциала фирмы будет глубокая и актуальная экспертная проверка;
- отчетность полноценна, а рекомендации эффективны;
- возможность заказать все виды аудита, в том числе аудит кадровой документации, кадрового потенциала персонала, а также аудит кадрового делопроизводства.