Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы в организации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Воспользуйтесь электронным чек-листом, чтобы проверить, все ли изменения 2023 года учли в локальных документах. Поставьте галочку в столбце «Сделано», если уже актуализировали ЛНА, либо крестик в столбце «Нам это не нужно». Так, исключите лишние для вас пункты из итогового документа. Если в документе учли не все изменения, не отмечайте его.
Как не забыть внести изменения в ЛНА
Когда закончите работу в сервисе, нажмите на кнопку «Загрузить чек-лист». Программа сформирует в формате Word список документов, которые вы еще не успели разработать или обновить. Распечатайте чек-лист, чтобы список дел был всегда под рукой.
После внесения в ЕГРЮЛ сведений о регистрации новой компании, ее автоматически ставят на учет во внебюджетных фондах с присвоением регистрационного номера. С этим номером в дальнейшем компания будет подавать отчетность. Коды отправляются в уведомлениях.
Какие коды должны быть у ООО:
- Из Пенсионного фонда. Регистрационный номер отправляют письмом на юридический или электронный адрес компании.
- Из страховых фондов ФСС и ФОМС коды отправляются почтой, но при необходимости их можно получить лично в отделениях.
- Из Росстата. Коды статистики отправят в уведомлении, а также их можно получить в электронном виде самостоятельно на сайте ведомства.
Налог на имущество организаций
С 01.01.2024 для организаций изменяется срок представления налоговых деклараций по налогу на имущество (Закон № 389-ФЗ). Крайний срок сдачи деклараций переносится с 25 марта на 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Из-за переноса срока сдачи деклараций для организаций (кроме организаций, имеющих в собственности исключительно недвижимость, облагаемую по кадастровой стоимости) отменяется обязанность по сдаче уведомлений об исчисленных суммах налога на имущество. По новым правилам представление налоговых деклараций будет производиться ранее срока уплаты налога (28 февраля), тогда как уведомления нужно сдавать только в случаях, когда обязанность по уплате налога наступает до представления в ИФНС налоговой декларации.
С 01.01.2024 для организаций изменен срок сдачи уведомлений о выборе налогового органа для представления налоговых деклараций по налогу на имущество (закон № 389-ФЗ). Речь идет об организациях, состоящих на учете сразу в нескольких налоговых инспекциях по месту нахождения принадлежащих им объектов недвижимого имущества на территории одного субъекта РФ. Чтобы иметь возможность представлять единую декларацию в отношении всех принадлежащих им объектов недвижимости в одну из налоговых инспекций, такие организации должны направить в ИФНС уведомление о выборе инспекции для сдачи отчетности. По новым правилам срок представления таких уведомлений перенесен с 1 марта на 1 февраля года.
В реестре сотрудников указывается следующая информация:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Пол
- Гражданство
- Паспортные данные
- ИНН
- Адрес проживания
- Контактные данные
- Дата приема на работу
- Должность
- Заработная плата
- Отдел
Ведение реестра сотрудников позволяет эффективно управлять персоналом организации. Вот несколько преимуществ использования реестра сотрудников:
- Централизованное хранение информации о сотрудниках.
- Быстрый доступ к данным о сотрудниках.
- Удобство при составлении штатного расписания.
- Проверка соответствия сотрудников занимаемой должности.
- Оценка структуры персонала и выявление необходимости в реорганизации.
- Подготовка отчетности для налоговых и статистических органов.
Приказ об увольнении, документ, завершающий трудовые отношения
В приказе об увольнении должны быть указаны следующие данные:
- Наименование организации. Полное наименование организации, в которой работает увольняемый сотрудник.
- ФИО работника. Полные фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника.
- Табельный номер. Уникальный номер, присвоенный работнику для учета в организации.
- Дата увольнения. Дата, когда работник будет уволен из организации.
- Причина увольнения. Основание для увольнения работника, такое как истечение срока действия трудового договора, сокращение численности персонала и другие.
- Указание на статью трудового кодекса. Если увольнение происходит в соответствии с определенной статьей трудового кодекса, то необходимо указать номер этой статьи.
- Подписи руководителя и работника. По завершении приказа об увольнении, он должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, которого увольняют.
Приказ об увольнении является заключительным документом в рамках трудовых отношений между работником и организацией. Этот документ имеет юридическую силу и служит основанием для начала процесса увольнения сотрудника.
Обратите внимание, что описанные требования к приказу об увольнении могут быть изменены и дополнены с учетом конкретных требований законного акта и внутренних правил каждой организации.
В процессе аттестации происходит:
- Оценка профессиональных навыков и компетенций работника. В ходе аттестации исследуются знания, навыки, опыт работы, уровень образования, а также способность применять эти знания и умения на практике.
- Оценка квалификации работника. Квалификация работника определяет его уровень подготовки и способности выполнять свои профессиональные обязанности. В ходе аттестации проводится оценка соответствия работника требованиям занимаемой должности и его способности выполнять задачи.
- Разработка плана развития индивидуальных навыков. По результатам аттестации разрабатывается план развития работника, которым определяются необходимые для него занятия, тренинги, обучения и другие мероприятия, направленные на повышение его профессионального уровня.
Аттестация работника является важным этапом его профессионального роста и развития. Она способствует улучшению качества работы организации и повышению уровня профессионализма сотрудников.
Актуальные требования к оформлению приказов
Важно, чтобы приказ четко выделял основную информацию, такую как дата составления, номер приказа, фамилия и должность инициатора документа, а также фамилия и должность руководителя, который подписывает приказ. Заголовок должен быть ясным и информативным, отражать суть приказа. В самом тексте необходимо использовать доступный и понятный язык, избегая сложных и неоднозначных формулировок.
Также требования к оформлению приказов предусматривают использование определенных структурных элементов. Для удобочитаемости и наглядности приказа рекомендуется использовать списки, особенно если перечисляются краткие пункты или действия, которые нужно выполнить. Например:
- Вводить список требуемых документов;
- Указывать сроки выполнения основных мероприятий;
- Указывать ответственного сотрудника за каждое действие;
- Проставлять срок действия приказа, если он ограниченный.
Также важно учитывать, что приказ должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами — инициатором документа и руководителем организации.
Используя эти актуальные требования, организации смогут улучшить свои кадровые процессы, обеспечить более эффективную коммуникацию и предотвратить возможные недоразумения и проблемы.
Положение о заработной плате
В положении о заработной плате прописаны критерии и правила, определяющие уровень заработной платы сотрудников в зависимости от должности, квалификации, стажа работы, величины отработанных часов и других факторов, учитывающихся при формировании заработной платы. Также данный документ устанавливает условия и порядок определения и выплаты премий, премирования за достижение определенных показателей, бонусов и компенсаций.
Целью положения о заработной плате является установление справедливых и прозрачных правил, обеспечивающих сотрудникам достойную оплату труда и мотивацию к эффективной работе. В положении определяются условия, при которых может изменяться размер заработной платы, например, при повышении должности, переходе на другую должность, увеличении стажа работы или при изменении товарного наряда.
Положение о заработной плате является документом внутреннего учета и является обязательным для всех сотрудников ООО. Ознакомление с данным документом обязательно при приеме на работу и должно быть подтверждено личной подписью. Критерии определения размера заработной платы и условия ее изменения, установленные в положении, должны быть выполняемыми и соответствовать действующему законодательству.
Трудовые книжки и их оформление
Оформление трудовой книжки проводится согласно установленным правилам:
- Титульный лист. В начале трудовой книжки размещается титульный лист, на котором указываются следующие данные работника: фамилия, имя, отчество; дата, место их рождения; пол; номер паспорта; данные о регистрации по месту жительства; контактная информация. Также указывается наименование организации, где работник будет вести трудовую деятельность.
- Сведения о работнике. В трудовой книжке приводятся данные о работнике: дата принятия на работу, кем принят, должность, трудовой договор и его номер, стаж работы и другие сведения, относящиеся к трудовой деятельности.
- Записи о переводах и командировках. Если работник переводился на другую должность или был в командировке, соответствующая информация должна быть указана в трудовой книжке. Здесь указываются дата перевода или командировки, должность, на которую переведен работник, причина перевода или командировки и другие сопутствующие данные.
- Записи о отпусках. В трудовой книжке необходимо делать записи о годовых, дополнительных, декретных отпусках и прочих видов отпусков. Записи оформляются с указанием даты начала и окончания отпуска, его продолжительности и иных деталей.
- Сведения о награждениях и поощрениях. Если работник был награжден или получил поощрение, то эти данные необходимо отразить в трудовой книжке. В записи указывается дата, вид и основание награждения или поощрения.
- Записи о прописке. Для работника, который является гражданином Российской Федерации, в трудовой книжке делается соответствующая запись о прописке.
Трудовые книжки должны быть оформлены аккуратно, информация в них должна быть точной и актуальной. При наличии сокращений и сокращенных записей необходимо предоставить объяснительную записку с расшифровкой этих сокращений.
Оформление трудовых книжек является обязательным требованием для ООО в 2024 году. Ведение трудовых книжек позволяет точно отслеживать трудовую и профессиональную историю работников, а также является важным документом при разрешении спорных ситуаций.
Внутренний трудовой регламент ООО
Цель:
Внутренний трудовой регламент ООО определяет порядок организации и проведения трудовой деятельности сотрудников компании, а также устанавливает права и обязанности сторон – работодателя и работника.
Область действия:
Внутренний трудовой регламент ООО распространяется на всех сотрудников компании, независимо от их должности, уровня и стажа работы.
Основные положения:
1. Рабочее время:
— Установленное графиком рабочее время считается обязательным для всех сотрудников.
— В случае необходимости работы сверх установленного графика, сотруднику должны быть возмещены все сверхурочные часы.
— Паузы для отдыха и приема пищи должны быть предусмотрены в рабочем графике и соблюдены сотрудниками.
2. Отпуск:
— Сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск в соответствии с Гражданским кодексом РФ.
— Отпуск предоставляется по предварительному согласованию с руководителем подразделения.
— Порядок оформления и предоставления отпуска регламентируется процедурой, утвержденной работодателем.
Права и обязанности:
— Работодатель обязан предоставить сотруднику условия, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
— Работник обязан соблюдать требования внутреннего трудового регламента, а также выполнять свои должностные обязанности надлежащим образом.
— Стороны имеют право вносить предложения и рекомендации по улучшению трудового процесса, которые будут рассмотрены соответствующими службами.
Внутренний трудовой регламент ООО составляется на основе трудового кодекса РФ, законодательства и нормативных актов, касающихся организации и проведения трудовой деятельности в Российской Федерации.
Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений
В соответствии с требованиями и положениями законодательства, кадровая документация ООО должна включать Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений.
Приказ о назначении генерального директора является одним из основных документов, регулирующих работу организации. В этом документе фиксируется факт назначения генерального директора и указываются его полномочия.
Кроме того, приказом также назначаются и руководители подразделений ООО. В этом документе определяется, кто будет отвечать за управление определенной областью деятельности компании.
За подписью руководителя ООО и печатью компании, приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений становится официальным документом, который имеет юридическую силу. Этот документ требуется при регистрации ООО и может быть запрошен налоговыми органами или другими контролирующими органами.
Таким образом, Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений является одним из основных кадровых документов, которые должны быть обязательно включены в кадровую документацию ООО.
Порядок хранения кадровых документов
С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.
Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.
Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.
Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.
Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.
Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.
В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.
Требования к первичной документации
С 1 января 2024 года вступает в силу новое законодательство, которое предъявляет определенные требования к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства.
Все документы, связанные с кадровым делопроизводством, должны быть составлены на русском языке и представлены в письменной форме. Допускается использование электронного документооборота, но при этом обязательным условием является соблюдение требований к оформлению и подписанию электронных документов.
Первичная документация должна быть четко и ясно заполнена, без исправлений и стираний. Даты и подписи в документах должны быть разборчивыми и легко узнаваемыми. В случае необходимости, эти данные могут быть заверены печатью организации или должностными лицами.
Основными видами первичной документации в кадровом делопроизводстве являются: трудовой договор, приказы, отчеты о начислениях и удержаниях, табель учета рабочего времени, личные дела сотрудников. Каждый документ должен содержать полные и достоверные сведения, отражающие фактическое состояние сотрудника и трудовые отношения.
Также, требования к первичной документации включают обязательное наличие всех необходимых разделов и реквизитов. К документам могут быть приложены необходимые справки и документы, подтверждающие указанные в них сведения.
Соблюдение требований к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства является важным фактором для обеспечения правовой и операционной безопасности предприятия. Поэтому организации и работодатели должны быть внимательны к оформлению и представлению всех соответствующих документов в предусмотренные сроки.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.