Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на кадровый ЭДО: с чего начать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Что получит работодатель с электронным кадровым учётом
Помогли разобраться эксперты Эвотора
Как было раньше. Работодатель оформляет на каждого работника кадровые документы. Вообще их много, вот некоторые: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, ежегодные графики отпусков, согласия на обработку персданных. В каждом нужна подпись работника — так по закону. Сами документы нужно хранить стопкой в надёжном месте на случай споров с работниками и проверок инспекции труда.
Как можно сейчас. С электронным кадровым документооборотом — КЭДО — документы не нужно распечатывать, они хранятся на компьютере. Подпись ставится тоже электронная, работника не нужно звать к кадровику.
Электронный документ юридически такой же, как бумажный с подписью ручкой и синей печатью. Его примет инспектор труда на проверке и суд, если работник подаст иск. Бумажная рутина пропадает. Особенно хорошо, если работаешь с удалёнщиками или в компании большой штат.
Какие исключения. Есть четыре документа, которые придётся распечатать и подписать ручкой, даже если ввели КЭДО:
- трудовые книжки, если работник хочет оставить бумажный экземпляр;
- акты о несчастном случае на производстве — такой составляют, если работник травмировался, а потом отправляют в Соцстрах для выплаты пособия;
- приказы об увольнении;
- инструктажи и журналы по охране труда.
Как правильно оформить переход на КЭДО?
КЭДО в компании утверждается на основании ряда документов.
1. Локальный нормативный акт.
ЛНК должен содержать:
- сведения об информационной системе, с помощью которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот,
- порядок доступа к информационной системе работодателя,
- перечень электронных документов, переведенных на КЭДО,
- перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО,
- срок уведомления работников о переходе на КЭДО,
- дата запуска КЭДО (не раньше срока, указанного в уведомлении сотрудника).
Как организовать переход на электронный кадровый документооборот
Организовать электронный документооборот с сотрудниками в организации можно поэтапно. Для начала необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.
В общем виде схема действий такова:
- Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
- Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота в компании. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
- Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
- Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
- Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
- Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
- Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.
Какие возможны проблемы при внедрении КЭДО
Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП.
Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат может стать необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.
КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.
Уведомление сотрудников и получение от них согласия
Срок и порядок уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО определяется локальным актом работодателя, который устанавливает порядок перехода на ЭДО. Однако имеется ограничение — дата перехода на ЭДО не может быть раньше даты уведомления сотрудников. По соискателям, устраивающимся к работодателю, уведомление о применении в компании кадрового ЭДО также производится в обязательном порядке.
После уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО работодатель получает от них письменное согласие о том, что они согласны на переход. При отсутствии письменного согласия считается, что сотрудник отказался от оформления электронных кадровых документов. В таком случае за сотрудником сохраняется право подать такое письменное согласие в будущем.
Согласие не нужно получать от работников, которые устроились после 31 декабря 2021 года и у которых на эту дату нет трудового стажа (ч. 7 ст. 22.2 ТК). Если у лица имеется трудовой стаж на эту дату, то при приеме на работу он имеет право отказаться от кадрового ЭДО.
Отсутствие согласия на переход к ЭДО сотрудника или соискателя — не основание для отказа при приеме на работу или для увольнения. Кроме того, не является основанием и отсутствие у них электронной подписи.
Если сотрудник откажется от кадрового ЭДО, он не лишается возможности получать документы, связанные с трудовой деятельностью, которые оформляются в электронном виде. Работодатель должен безвозмездно и сразу же при поступлении требования предоставлять этим сотрудникам необходимые документы, оформленные соответствующим образом в бумажном виде (ч. 9 ст. 22.2 ТК).
Если сотрудник подает заявление о выдаче кадровых документов или их копий, работодатель выдает их в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления.
Требования к системе КЭДО
Как правило запрос к управлению кадровым электронным документооборотом схож и универсален от любого заказчика. Но основные требования к КЭДО являются следующими:
- — систему можно изменить в соответствии со спецификой бизнес-процессов компании;
- — система поддерживает все виды ЭП;
- — возможность интеграции сервиса с любой учетной системой;
- — возможность хранения документов и доступности к ним на протяжении всего срока хранения с соблюдением требований;
- — автоматизация кадровых процессов;
- — обновление системы регулярны в соответствии с законодательством РФ.
Системы кадрового электронного документооборота не стоят на месте, их использование помогает компаниям становиться лидерами на кадровом рынке Digital HR.
Пару слов о кадровом ЭДО
Пандемия 2020 года внесла свои коррективы и стала отправной точкой в изменении законодательства по вопросам КЭДО. Вначале работодателям позволялось вести электронный документооборот в случае, если позже документы будут подписаны в бумажном виде. Наряду с этим электронные подписи признавались судами равнозначными обычной подписи, на основании закона Об электронной цифровой подписи. Сегодня же даже электронные документы о приеме на работу воспринимаются спокойно, что значительно упрощает процесс найма сотрудников, устраивающихся удаленно.
Переход компаний на ЭДО — главная тенденция 2022 года. Чтобы не ждать, когда его сделают обязательным для всех, перейдите на упрощенный способ ведения документов уже сейчас.
Для внедрения ЭДО в компанию необходимо:
- Сгенерировать для сотрудников уникальную электронную подпись
- Подготовить ряд внутренних документов для принятия ЭДО
- Настроить электронную систему (например, СБИС)
Кадровый ЭДО – для чего
Электронный кадровый документооборот решает проблемы бумажного формата:
-
риски неправильного или несвоевременного оформления документов;
-
сложности с обработкой документов;
-
необходимость закупки бумаги, канцелярских принадлежностей, оплата работы курьеров и т.п.
Особенно эти проблемы ощущают компании с обособками, когда подразделения находятся в разных городах.
Результат перехода на КЭДО – автоматизация и упрощение отдельных бизнес-процессов:
-
нет необходимости вручную набирать и распечатывать документы;
-
программа с платформой для КЭДО контролирует полноту, целесообразность и правильность указываемой сотрудником информации;
-
значительно сокращается время оформления и подписания документов;
-
снижаются затраты на организацию бумажного документооборота.
Термином «кадровый ЭДО (КЭДО)» называют электронный документооборот в области трудовых отношений руководства компаний с персоналом. Под ним понимается разработка, заполнение, подписание, применение, обмен и хранение всей документации, которую ведет компания в цифровом виде.
На предприятиях со штатом 300 человек уже сложно организовать бумажное делопроизводство. В корпорациях, где трудятся тысячи сотрудников, ведение кадрового документооборота в электронном виде существенно упростит задачи:
-
намного проще найти любой файл, внесенный в компьютерную базу, легко настраивать поиск по разным критериям;
-
надежная система сохранности данных — в электронном архиве кадровых документов цифровые копии не затеряются, в отличие от хранения бумажных листов;
-
доступ разграничивается и ограничивается — документы не попадут в чужие руки, не могут быть уничтожены.
Какие документы переходят в цифровой формат
Этот вопрос все компании, государственные и общественные организации, предприятия разных форм собственности решают сами. Кадровый ЭДО применяют при формировании многих видов документации в отделе кадров, при подписании договоров (ТК РФ ч. 1 ст. 22.1).
В электронный документооборот кадровых документов включают:
-
правила внутреннего трудового порядка;
-
договоры с наемным персоналом;
-
табели по учету рабочего времени;
-
должностные инструкции;
-
расчетные листки;
-
приказы на очередные и внеплановые отпуска или командировки.
После того, как введен электронный кадровый документооборот, персоналу компании не нужно подписывать авторучкой трудовые договоры с работодателем, приказы о переводе на новую должность или график отпусков. Они могут напечатать заявление на компьютере или отправить его со смартфона.
В бумажной форме по-прежнему (ТК РФ ч. 3 ст. 22.1) нужно заполнять:
-
трудовые книжки;
-
акты о произошедших несчастных случаях;
-
приказы о принудительном или добровольном увольнении;
-
сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СТД-Р;
-
журналы по различным производственным инструктажам.
Компоненты автоматизированной системы КЭДО
Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.
| Вид используемой информационной системы |
Вид подписи |
Подписываемые документы |
| Информационная система работодателя |
Работодатель |
|
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Все виды документов |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора |
Все документы, кроме:
|
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Работник |
||
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора |
||
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Простая электронная подпись в информационной системе работодателя |
Документы, кроме:
|
|
| Единая цифровая платформа «Работа в России» |
Работодатель |
|
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Работник |
||
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме. |
Особенности приема на работу к работодателю, использующему электронный кадровый документооборот
Если принимаете на работу нового сотрудника, обязательно проинформируйте его об осуществлении электронного документооборота. Если у него по состоянию на 31.12.2021 имеется трудовой стаж, то он вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Получать его не нужно, только если лицо принимают на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа. Не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу:
- отсутствие у него электронной подписи;
- отсутствие его согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.
Лицо, поступающее на работу, вправе использовать полученную ранее самостоятельно УКЭП. Согласно общему правилу лицо, поступающее на работу, может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов. Ознакомить его с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, можно в электронной форме.
Почему пора отказаться от кадрового делопроизводства на бумаге
Документооборот в работе с персоналом — это непрекращающийся поток ежедневных задач, на выполнение которых ежедневно тратятся значительные трудовые ресурсы.
Если определённый вид деятельности занимает существенную часть времени сотрудников, то логичное решение — оптимизировать это направление. Один и возможных вариантов — цифровизация. Ведение кадрового делопроизводства в электронном формате помогает не только сэкономить человеко-часы, но и повышает эффективность HR-процессов в целом.
Плюсы электронного кадрового документооборота:
1. Быстрее: документы создаются по готовым шаблонам и согласовываются по уже установленным маршрутам, а выгрузка нужных оригиналов при проверках регулирующими органами занимает несколько минут.
2. Дешевле: все кадровые процессы задействуют 100% сотрудников, поэтому цифровизация позволяет не только оптимизировать нагрузку, но и сэкономить на канцелярских расходах и печати.
3. Удобнее: переход на электронный кадровый документооборот помогает всему персоналу получить понятный и простой доступ к корпоративным сервисам. Оформление справок, формирование заявлений — всё это становится более быстрым и комфортным.
4. Мобильнее: когда у компании уже выстроено цифровое взаимодействие с сотрудниками, она может сохранять эффективность бизнес-процессов даже на удалёнке.
5. Эффективнее: перевод документооборота в электронный вид — это не только индивидуальное решение каждой компании, но и общий курс Правительства РФ. Своевременная цифровизация позволит бизнесу вписаться в новую модель экономики России.