Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется компенсация аренды жилья сотрудникам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основания для компенсационных выплат закреплены в статье 169 ТК РФ. В норме говориться, что деньги выплачиваются при условии предварительного согласования с работодателем в случае переезда в другую местность.
Необходимость в изменении места фактического пребывания должно быть напрямую связано с выполнением должностных обязанностей.
Документы, которые понадобятся для возмещения затрат
Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:
- Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
- Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
В первом случае понадобятся:
- договор аренды жилого помещения;
- договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.
Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.
При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
Когда сотруднику компенсируют затраты на аренду жилья
Работодатель обязуется компенсировать затраты, связанные с:
- переездом сотрудника вместе с членами его семьи;
- транспортировкой личных вещей;
- оплатой аренды за проживание;
- обустройством на новом месте проживания.
Внимание! Порядок выплаты компенсаций, равно как и суммы выплат закрепляются в коллективном договоре или внутренними нормативными актами.
Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы
При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.
Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):
- при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
- при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.
Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.
Чтобы минимизировать риски, связанные с нестыковками в нормативно-правовых актах, предприятию стоит взять оплату съемного жилья на себя. Заключая договор от имени юридического лица, компания получает большую защиту, чем если бы жилое помещение снимал сотрудник как физлицо.
Оформление документов занимает больше времени, но вопрос с налогами решается более прозрачно.
Также юристы рекомендуют уплачивать страховые взносы, несмотря на то, что до сих пор не совсем понятно, обязана ли компания это делать.
По закону работодатель обязан покрывать расходы на обустройство сотрудника только в случае его переезда на новое место для выполнения трудовых обязанностей. Во всех остальных случаях это добровольно, но допустимо. Порядок удержания налогов, страховых взносов, ведения бухгалтерии будет таким же.
Порядок отражения в налоговом учете
В качестве расходов для целей налогообложения прибыли компании признают затраты компании, понесенные в рамках производственной деятельности, направленной на получение дохода при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтверждены. Не подлежат к учету те затраты, которые связаны с лечением, отдыхом, организацией дохода или оплатой товаров личного пользования работника, а также иные аналогичные расходы. Отнести оплату жилья аналогичным расходам нельзя, так как она напрямую имеет отношение у выполнению работником своих трудовых обязанностей. Обосновать это можно тем, что оплата жилья работнику производится не в его личных целях, а для выполнения им своих обязанностей в рамках трудовых отношений. Соответственно, учесть в целях налогообложения такие расходы можно.
Облагается ли взносами во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС РФ, ФОМС РФ) компенсация аренды жилья иногороднему сотруднику и ограничена ли такая компенсация предельными суммами?
17.08.2015Автор: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Вахромова Наталья
Организация использует труд иногородних работников, с которыми заключены трудовые договоры. Работодателем принято решение о выплате компенсации по аренде жилья иногородним работникам. Компенсации по аренде жилых помещений будут выплачиваться непосредственно иногородним сотрудникам. Данные компенсационные выплаты будут установлены в дополнительных соглашениях к трудовым договорам, а также предполагается их включить в коллективный договор.
Подлежат ли данные компенсационные выплаты обложению взносами во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС РФ, ФОМС РФ) и ограничена ли данная выплата предельными суммами?
Трудовой Кодекс РФ (ТК РФ) выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации, согласно ст. 129 раздела IV «Оплаты и нормирование труда» ТК РФ, являются элементами оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей (письмо Минфина России от 14.07.2014 № 03-03-06/4/34093).
Согласно ст. 165 ТК РФ выплата компенсаций работникам предусмотрена, в частности, в случаях переезда на работу в другую местность. Установлено также, что при предоставлении гарантий и компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя.
В соответствии со ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
- расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
- расходы по обустройству на новом месте жительства.
Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Для коммерческих организаций ограничений по размеру рассматриваемых компенсаций не установлено, все зависит от финансового положения работодателя.
Страховые взносы
Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для организаций являются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, а также выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования.
Для организаций база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, начисленных организацией за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона № 212-ФЗ (ч. 1 ст. 8 Закона № 212-ФЗ).
Статьей 9 Закона № 212-ФЗ определен перечень выплат и вознаграждений, которые не подлежат обложению страховыми взносами. Указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит.
Так, на основании пп. «б» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с бесплатным предоставлением жилых помещений, оплатой жилого помещения и коммунальных услуг, питания и продуктов, топлива или соответствующего денежного возмещения.
Если обязанность работодателя бесплатно предоставить своему работнику жилое помещение или компенсировать стоимость оплаты жилого помещения не установлена законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, то на такие компенсации действие пп. «б» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не распространяется и указанные выплаты подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом факт наличия условия об оплате стоимости аренды квартиры в трудовом договоре с иногородним сотрудником значения не имеет.
Поскольку рассматриваемые выплаты связаны с переездом работника в другую местность для выполнения трудовых обязанностей, то следует пытаться связать их с возмещением расходов при переезде на работу в другую местность, установленным положениями приведенной нами выше ст. 169 ТК РФ. В случае достижения между работником и работодателем договоренности о переводе работника на работу в другую местность у работодателя возникает обязанность возместить ему дополнительные расходы, связанные с переездом.
В силу пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей в связи с переездом на работу в другую местность, за исключением:
- выплат в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов;
- выплат в иностранной валюте взамен суточных, производимых в соответствии с законодательством Российской Федерации российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, а также выплат в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы;
- компенсационных выплат за неиспользованный отпуск, не связанных с увольнением работников.
Разъясняя порядок применения указанной нормы, Минздравсоцразвития России в письме от 05.08.2010 № 2519-19 указывает на то, что компенсация найма жилья, выплачиваемая работнику, переехавшему в другой город для работы в организации, не подпадает под действие пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, поскольку данной нормой Закона № 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами сумм возмещения расходов работника только по переезду. Следовательно, «…суммы такой компенсации подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке…». В письмеМинздравсоцразвития России от 15.03.2011 № 784-19 в отношении проживания работников в гостиницах, принадлежащих организации-работодателю, сказано о необходимости начисления страховых взносов.
Отметим также, что согласно п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее — страхование от НС и ПЗ) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые страхователями в пользу застрахованных лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.
Статьей 20.2 Закона № 125-ФЗ также установлен перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами на страхование от НС и ПЗ, который является закрытым и не подлежит расширительному толкованию.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с оплатой жилого помещения и коммунальных услуг, а также с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.
То есть в отношении компенсации расходов на оплату жилья иногородним работникам, с которыми организацией заключены трудовые договоры, объект обложения страховыми взносами на страхование от НС и ПЗ определяется так же, как и объект обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ и ФФОМС, предусмотренными Законом № 212-ФЗ.
В соответствии с разъяснениями ФСС РФ по вопросу обложения страховыми взносами рассматриваемых выплат (письмо от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985) суммы, уплаченные организацией в порядке возмещения расходов работников (не предусмотренных законодательством РФ) по оплате жилого помещения (квартирной платы, места в общежитии, найма), в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, содержащимся в ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на страхование от НС и ПЗ, представляют собой стимулирующие выплаты и вознаграждения и не поименованы как не подлежащие обложению страховыми взносами в ст. 9 Закона № 212-ФЗ и ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ.
Таким образом, согласно позиции официальных органов предусмотренные трудовыми договорами суммы компенсации оплаты жилья иногородним работникам подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС, включая страхование от НС и ПЗ на общих основаниях. Соответственно, исключение рассматриваемых выплат из облагаемой базы, скорее всего, приведет к разногласиям с контролирующими органами.
Мнения судей по данному вопросу, до выхода постановления Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12 (позицию которого приведем ниже), были неоднозначными.
Так, в постановлении ФАС Московского округа от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011 по делу № А40-36395/10-107-192 судьи констатировали, что оплата работодателем проживания (арендная плата и оплата жилищно-коммунальных услуг) иногородних работников на время действия трудовых договоров является компенсацией при переезде на работу в другую местность применительно к положениям ст.ст. 165, 169 ТК РФ (смотрите также постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.06.2008 по делу № А43-28282/2007-37-943).
Примером судебного решения в пользу плательщика, в отношении взносов на страхование от НС и ПЗ, является решениеАрбитражного суда Красноярского края от 25.02.2009 № А33-16579/2008, в котором суд пришел к выводу, что предоставляемые работодателем своим работникам блага в случаях, не предусмотренных законом, только тогда включаются в базу для исчисления страховых взносов в ФСС РФ, когда с учетом обстоятельств конкретного дела такие блага могут быть расценены как вознаграждение работников в связи с выполнением им работы (служебных обязанностей). При этом сам по себе факт наличия трудовых отношений между организацией и ее работниками не является основанием для вывода о том, что все выплаты, которые начисляются данным работникам, по существу, представляют собой оплату их труда.
Примером судебного решения, принятого не в пользу плательщика страховых взносов, является постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2013 № 16АП-3826/12. В данном суде была рассмотрена ситуация, когда порядок возмещения расходов, связанных с переездом работника на работу в другую местность, был установлен внутренним нормативным актом организации, в частности, к возмещению расходов по обустройству на новом месте жительства были отнесены следующие выплаты:
- компенсация расходов за проживание в гостинице на период жилья на новом месте жительства;
- предоставление служебного жилья или компенсация расходов работника по самостоятельному найму жилья (квартиры). При этом выплата компенсации производилась один раз в месяц по приказу, издаваемому по заявлению работника.
Аренда жилья для работников: организация выступает в роли арендатора
В случае, когда организация-работодатель самостоятельно заключает договор с физическим или юридическим лицами об аренде квартиры (комнаты) для проживания там сотрудника, возможны два пути:
- Заключение договора с арендодателем, параллельное заключение договора с работником, где организация указывает себя обязанной предоставить жилье работнику. Расходы на аренду признаются натуральным доходом работника, НДФЛ удерживается, страховые взносы начисляются. Удерживается НДФЛ с доходов арендодателя, если он является физическим лицом. В составе прочих расходов суммы арендной платы могут быть отражены только в размере 20% от суммы выплат (ст. 131 ТК РФ).
- Организация заключает трудовой договор с работником, расходы на оплату арендованного жилья не признаются доходом работника. Расходы на оплату жилья учитываются в полном объеме в составе прочих расходов организации по договору аренды с арендодателем. НДФЛ не удерживается, взносы на социальное страхование также не рассчитываются и не выплачиваются в бюджет, т.к. экономически эти расходы не относятся к оплате труда, а относятся к текущим расходам фирмы (обоснование: без этого сотрудника и его проживания на нужной территории компания не может вести свою основную деятельность).
В первом случае возможен запасной вариант: договор на аренду жилья заключается между арендодателем и сотрудником, фирма увеличивает заработную плату работника на сумму арендного платежа. В таком случае расчет НДФЛ и взносов на социальное страхование происходит автоматически. Расходы на оплату труда отражаются в бухгалтерском и налоговом учетах по букве закона без вопросов со стороны налоговой службы.
Второй способ имеет обоснование в юридической практике: например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.2011 по делу №А70-10656/2010 (в решении суда указано обоснование признания расходов на аренду для налогообложения прибыли компании в составе прочих расходов) или Постановление ФАС Московского округа от 21.03.2011 №КА-А40/1449-11 по делу №А40-36395/10-107-192 (в решении суда расходы на аренду не учитываются как доход работника).
Возмещение платы за арендованное жилье работодателем — Юридическая консультация
Согласно п. 1 ст. 41 Налогового кодекса РФ доходом физических лиц является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.
При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Исчисление и уплата налога с дохода работника производится работодателем, который выступает в качестве налогового агента (п. 1-2 ст. 226 НК РФ).
Удержание начисленной суммы налога производится непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, исчисление НДФЛ с суммы возмещения работнику расхода по найму жилого помещения производится по формуле: 5500 руб. x 13% = 715 руб. На карту работника должно быть перечислено 4785 руб. (5500 — 715).
Можно ли сдать коммерческую недвижимость в аренду бесплатно?
В то же время следует учитывать, что трудовым законодательством гарантировано возмещение работодателем расходов по найму работником жилого помещения в связи с пребыванием в командировке (ст.
168 Трудового кодекса РФ) или в связи с обустройством на новом месте жительства после переезда на работу в другую местность (ст.
169 ТК РФ) при определенных условиях для разных категорий работников (например, размер возмещения расходов работников государственных органов должен быть установлен нормативным актом Правительства РФ).
Например, пп. «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.
2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» предусматривает возмещение расхода работников федеральных государственных органов по найму жилого помещения в фактическом размере, который подтверждается документами, но не более 550 руб. в сутки.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ сумма такого возмещения не будет подлежать налогообложению НДФЛ, поскольку предусмотрена законодательством и размер ее для соответствующей категории работников установлен конкретным постановлением Правительства РФ.
Если же размер возмещения по найму жилого помещения в отношении конкретной категории работников бюджетной сферы не определен (отсутствует соответствующий Нормативный акт), то сумма такого возмещения будет считаться доходом работника и облагаться НДФЛ по указанным выше правилам.
Сказали спасибо:
Варианты выплат за аренду жилья
Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.
Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:
- наличия документального подтверждения;
- оценки вида расхода для целей налогообложения;
- способа осуществления выплат.
Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:
- принятие для включения в базу по прибыли;
- облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход сотрудника.
В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ).
О процедуре применения вычетов по НДС читайте в материале «Ст. 172 НК РФ (2017): вопросы и ответы».
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).
Видами подобной оплаты могут быть:
- Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
- Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
- оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
- выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.
В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).
Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137):
- налогом на доходы физлиц (п. 1 ст. 210 НК РФ);
- страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется осуществлять удержание НДФЛ и с того дохода, который будет выплачиваться арендодателю-физлицу, не являющемуся ИП (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Для целей принятия в базу по налогу на прибыль расходы по оплате жилья могут быть учтены как:
- арендные платежи, если договор на аренду работодатель заключает от своего имени, причем учитывают их в базе по прибыли целиком (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- выплаты социального характера (письмо Минфина России от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531), за счет которых базу по прибыли уменьшить нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ);
- часть платы за труд (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253), которые в таком качестве возможно полностью учесть в базе по прибыли (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ).
Об особенностях учета расходов по оплате труда в числе снижающих базу по прибыли читайте здесь.
Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.
Необходимость оплаты работнику расходов на проживание для работодателя может быть как обязательной, так и добровольной. Но при этом и в том, и в другом случае учет таких расходов в базе по прибыли и налогообложение их в качестве доходов работников может иметь варианты в зависимости от ряда факторов. Среди таких факторов наиболее существенными оказываются оценка расходов для целей обложения налогами и взносами, способ осуществления выплат, наличие документального подтверждения.
Сумма арендной платы за жилье, которую работодатель в своих интересах возмещает иногородним работникам на основании трудового договора и локального акта, объектом обложения НДФЛ не является. Об этом сообщила ФНС России в письме от 17.10.17 № ГД-4-11/20938@. В этом же письме чиновники ответили еще на два вопроса. Надо ли начислять страховые взносы на сумму компенсаций? Можно ли учесть расходы на наем жилых помещений в целях налогообложения прибыли?
Авторы письма рассуждают следующим образом. Пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность). В статье 169 ТК РФ оговорено, что при переезде сотрудника на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему расходы по переезду, а также расходы по обустройству на новом месте жительства. По мнению специалистов ФНС, пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ только суммы возмещения расходов по переезду. А компенсация затрат работника по найму жилья под действие данной нормы не подпадает.
Однако в пункте 3 обзора, утв. Президиумом Верховного суда от 21.10.15 указано: получение физлицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом оплачивающего их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.
Специалисты ФНС учли позицию суда и сообщили следующее. Суммы возмещения иногородним работникам расходов по найму жилья, предусмотренные трудовым договором и производимые исключительно в интересах работодателя, НДФЛ не облагаются.
Арендуем квартиру для работников: налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы
При оплате жилья для иногородних работников компания заинтересована в том, чтобы учесть расходы на аренду жилья при налогообложении прибыли. И надо отметить, что такая возможность у нее есть.
Статья 255 НК РФ содержит прямое указание: если та или иная выплата (это относится не только к денежным суммам, но и материальным благам) предусмотрена в трудовом или коллективном договоре, то ее можно отнести в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Однако учесть подобные затраты, как считают в Минфине, можно только в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (письма от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369, от 28.10.10 № 03-03-06/1/671).
В своих разъяснениях чиновники ссылаются на статью 131 Трудового кодекса РФ, содержащую ограничение: «натуральная» часть зарплаты не должна быть выше 20 процентов от общей зарплаты. При этом выводы чиновников касаются как ситуации с предоставлением жилья сотрудникам, так и ситуации с возмещением им расходов на проживание.
Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды.
А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем, и сам же ее оплачивает, и затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).
Заметим, что применяя второй вариант, компания может столкнуться с налоговыми рисками. Есть более ранние письма ФНС и Минфина, в которых говорится, что подобное возмещение не является оплатой за выполнение трудовых функций работником.
И что указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ вообще не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма ФНС от 12.01.09 № ВЕ-22-3/6@, Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155).
Конечно, в более поздних разъяснениях чиновники уже не столь категоричны, поскольку разрешают включать в расходы компенсацию в пределах 20 процентов от зарплаты. Однако на практике некоторые налоговики продолжают исключать из «налоговых» расходов всю сумму компенсации.
Поэтому крайне важно, чтобы условие о компенсации расходов на жилье было прописано в трудовом или коллективном договоре.
Что касается судов, то они в подобных спорах встают на сторону налогоплательщиков. Причем, в арбитражной практике много примеров, когда компаниям удавалось отстоять свое право на включение в расходы всей стоимости аренды, без 20-ти процентного ограничения.
Доказательством тому служит, в частности, постановление ФАС Московского округа от 05.07.13 по делу № А40-122173/12-20-621.
Суд отметил, что налогоплательщик вправе учесть обсуждаемые расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ как другие расходы, относимые к оплате труда. А в постановлении ФАС Центрального округа от 29.09.
10 по делу № А23-5464/2009А-14-233 суд указал, что исходя из системного толкования норм статьи 1 ТК РФ, пункта 1 статьи 2 НК РФ, статья 131 ТК РФ не может регулировать налоговые правоотношения и устанавливать применительно к ним какие-либо ограничения.
Когда речь идет о компенсации сотрудникам «жилищных» расходов, компания может привести еще такой аргумент.
В статье 131 ТК РФ говорится, что доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы.
Но ведь когда компания не арендует для сотрудника квартиру, а возмещает ему расходы на аренду, то она фактически выплачивает ему денежную сумму. То есть в данной ситуации нельзя говорить о неденежной форме оплаты.
Кстати, расходы на оплату аренды жилья можно учитывать при налогообложении прибыли как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Суды не видят в этом ничего противозаконного (постановления ФАС Центрального округа от 15.02.12 по делу № А35-1939/2010, ФАС Северо-Западного округа от 11.04.14 по делу № А56-18767/2013).
Как видим, ситуация спорная, но в случае доведения дела до суда у компаний, включающих в расходы всю сумму аренды жилья есть хорошие шансы отстоять свою позицию. А для работодателей, не желающих доводить дело до суда, оптимальным будет отнесение на расходы сумм аренды жилья в пределах 20-ти процентного ограничения. Но и в этом случае нельзя полностью исключить налоговые риски.