Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фискальный накопитель — это чип внутри кассы. Он записывает информацию о каждой продаже и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Оператор обрабатывает и передает данные в налоговую — так налоговая узнает, сколько денег прошло через кассу.
Зачем нужен фискальный накопитель
На старых кассах за информацию отвечала ЭКЛЗ — электронная контрольная лента защищенная. Она записывала сумму каждой продажи, а раз в год ее вынимали из кассы и везли в налоговую на проверку. Внутри новых касс стоит ФН. Он записывает больше информации: не только суммы, но и список товаров. Эти данные касса передает через интернет. Налоговая получает всю информацию онлайн, поэтому возить ФН никуда не нужно.
И у ЭКЛЗ, и у ФН ограничен срок работы, но заменить ЭКЛЗ могли только сотрудники центра техобслуживания, а ФН можно поменять самостоятельно.
Когда нужен фискальный накопитель на 36 месяцев
Хозяйствующие субъекты, предоставляющие услуги (ателье, службы доставки и т. д.), а также спецрежимники используют онлайн-кассу с ФН на 36 месяцев.
Какой фискальный накопитель выбрать
Выбор ФН зависит от вида деятельности и используемой системы налогообложения.
| Вид деятельности | Общая система налогообложения | Спецрежимы (УСН, ПСН, ЕСХН) | ||
| 15 месяцев | 36 месяцев | 15 месяцев | 36 месяцев | |
| Касса используется в автономном режиме (без подключения к интернету) | 410 дней | Запрещено | 410 дней | 560 дней |
| Работа с подакцизными товарами | 410 дней | Запрещено | 410 дней | 410 дней |
| Платежные агенты | 470 дней | Запрещено | 470 дней | 1 110 дней |
| Сезонные работы | 470 дней | Запрещено | 470 дней | 1 110 дней |
| Совмещение спецрежима с общей системой налогообложения | — | — | 470 дней | 1 110 дней |
| Предоставление услуг | 470 дней | 1 110 дней | Запрещено | 1 110 дней |
| Прочее | 470 дней | Запрещено | Запрещено | 1 110 дней |
Купить ФН можно трех вариаций (по сроку работы):
- 13 месяцев
- 15 месяцев
- 36 месяцев
Среди перечисленных вариантов можно применять любой со всеми моделями касс из реестра ККТ ФНС. Возможно, вы подумаете, что можно купить любой ФН для своей кассы, но прежде этого обратите внимание на еще несколько ключевых аспектов:
Сейчас на рынке в продажах имеются две модели накопителя с различными версиями формата фискальных данных:
- 1.0
- 1.1
Обе модели возможно применять, но необходимо учитывать, что модель 1.0 поддерживает только форматы фискальных документов (ФФД) версий 1.0 и 1.05., в отличие от модели 1.1.
Реквизиты чека по форматам устанавливает приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ “Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию”.
С каким сроком службы выбирать фискальный накопитель
Выбор фискального накопителя по критерию срока его службы зависит от применяемой пользователем ККТ системы налогообложения.
Накопитель, приспособленный к работе в течение 36 месяцев, должны применять пользователи, работающие на какой-либо из специальных систем налогообложения — УСН (в любой разновидности — «доходы» или «доходы минус расходы», ЕСХН, ЕНВД, ПСН). При этом, указанным хозяйствующим субъектам необязательно применять накопители с указанным сроком службы, если:
- они осуществляют продажу подакцизных товаров;
- ведут сезонную торговлю;
- совмещают спецрежим и ОСН (тогда, когда это возможно);
- используют онлайн-кассу в режиме, не предусматривающем связи с ОФД.
Остальные хозяйствующие субъекты — то есть, плательщики на ОСН, могут выбрать совершенно любой накопитель — на 13, 15, 18 или 36 месяцев.
Основная причина нежелания многих владельцев бизнеса покупать накопитель на 36 месяцев — его стоимость. Она составляет порядка 11 тыс. рублей. Для сравнения — устройство со сроком службы, составляющим 13 месяцев, обойдется в 7,5 тыс., почти в полтора раза дешевле.
При этом, многие пользователи ККТ, которым законом позволено покупать любой накопитель, считают, что лучше приобрести устройство на 36 месяцев по принципу «дольше проработает» (на первый взгляд логично — лучше отдать 11 тысяч и пользоваться устройством 3 года, чем трижды по 7,5 тысяч за накопитель со сроком службы 13 месяцев). Этот подход не всегда оправдан.
Особенности фискального накопителя в онлайн-кассе: зачем нужен и как работает
Описанный в статье картридж – это техника, у которой есть определенный набор характеристик. Прежде всего, это заявленный производителем срок службы. Период является максимальным, однако на практике это не всегда соответствует действительности. Для лучшего понимания приведем пример. Руководство закупает аппараты и чипы к ним с продолжительностью действия в 36 месяцев. Но у компании большие обороты продукции, и память закончилась быстрее, чем ожидалось. В этом случае замену необходимо произвести намного раньше. Подробности стоит уточнять у изготовителя ФН. Эту особенность нужно учитывать при планировании расходов на техническое оснащение компании.
Помнить надо и о том, что Федеральная налоговая служба не только предписывает заводить кассовые накопители, но также регламентирует их реестр и формат. Их существует всего два: 1.05 и 1.1. Единые правила помогают привести чеки к общему стандарту.
Выбрали неправильный ФН: что делать
Ошибиться может не только новичок, но и опытный предприниматель. Иногда случается так, что предприятие находится на УНС и по закону должно обладать чипом на 36 месяцев. Однако по какой-то причине был приобретен на 13 или 15.
Выбрасывать накопитель и сразу покупать новый необязательно. Есть возможность воспользоваться уже установленным до тех пор, пока не заполнится память. За это закон предусматривает наложение штрафа. Но существует лазейка, которая позволяет владельцу бизнеса уйти от санкций. Достаточно лишь формально перевести фирму на сезонную работу. Дело в том, что в российском законодательстве нет четкого определения тому, что это такое. Поэтому проблем не возникнет. А уже по истечении срока картридж стоит заменить на правильный.
Цель любого предприятия – максимально сократить расходы, чтобы в будущем увеличить получаемую прибыль. Неудивительно, что владельцев бизнеса волнует вопрос цены описанной в статье техники.
В действительности стоимость такого оборудования небольшая, поэтому приобретение не принесет компании серьезных убытков. В среднем, чип на 15 месяцев обойдется руководству в 7-8 тысяч российских рублей. Более объемный – примерно в 11 000.
Как было сказано ранее, не нужно приобретать дешевые экземпляры в надежде сэкономить. Однако есть другой способ сохранить часть средств. Многие опытные предприниматели знают, что это онлайн-касса с ФН, взятая в аренду. Некоторые фирмы предоставляют такую услугу. Однако условия надо уточнять в индивидуальном порядке.
Как выбрать фискальный накопитель
Выбрать фискальный накопитель можно самостоятельно или обратившись к специалистам. Подбирается фискальный накопитель в зависимости от системы налогообложения и сферы работы. Выбрать ФН правильно очень важно, так как если вы купите накопитель, который не подходит для вашей СНО, то ФН просто заблокируется при регистрации, а вы не сможете использовать его — придется покупать новый.
Всего есть два вида — на 15 месяцев и 36 месяцев. Объем памяти и устройство шифрования на обоих одинаково. При выборе нужно ориентироваться на СНО и категорию товаров и услуг, которые вы реализуете.
Например, срок фискального накопителя на кассе при УСН зависит от того, продаете вы товары или оказываете услуги. Если вы предоставляете услуги, то для УСН ФН 15 месяцев будет оптимальным. А если продаете товары, то нужно использовать фискальный накопитель на 36 месяцев.
Для удобства мы составили таблицу, которая поможет вам в выборе.
Замена переполненного фискального накопителя
В схему фискального накопителя встроен микрочип памяти, емкость которого ограничена. Стандартного накопителя ФН-1с 13-месячным сроком эксплуатации хватает на 175-180 тысяч торговых операций или на 455 чеков в день. Информация записывается сплошным потоком, её нельзя удалить или отредактировать.
В случае заполнения накопителя до истечения 13 месяцев, его придется менять раньше за свой счет. Фискальный регистратор мониторит процесс заполнения памяти, и процент свободного места всегда можно посмотреть в соответствующем меню терминала.
Кроме того, заполненность фискального накопителя можно определять по номеру документа. Как только он будет приближаться к 150000 стоит задуматься о необходимости приобретения резервного ФН. Заменить его можно и самостоятельно, если заранее ознакомиться с данной процедурой.
Можно ли заменить фискальный накопитель самостоятельно
Да, возможно — законом это не запрещено. Технически в процедуре нет ничего сложного. Вот пошаговая инструкция по замене фискального накопителя:
- подключите кассовый аппарат к сети и дождитесь соединения с интернетом;
- закройте смену кассового аппарата. Этот пункт есть в соответствующих разделах меню;
- убедитесь, что неотправленных в облако документов нет. Если таковые имеются, придется нести ФН в налоговую и вытаскивать оттуда информацию для расчета налогов;
- сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя. Этот раздел есть в меню ФН;
- распечатайте отчет в виде чека, который нужно сохранить;
- отключите онлайн-кассу от сети электропитания и выдерните вилку из розетки;
- откройте крышку кассового аппарата для доступа к фискальному накопителю;
- извлеките старый ФН и установите на его место новый;
- закройте крышку и включите кассовый аппарат в сеть;
- распечатайте отчет об изменении параметров регистрации. Этот раздел можно найти в меню. При возникновении трудностей обратитесь к инструкции по эксплуатации;
- перерегистрируйте кассовый аппарат в личном кабинете на сайте ФНС;
- внесите данные о новом накопителе в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.
Сколько стоит фискальный накопитель для онлайн-кассы и где его купить?
Купить фискальный накопитель для онлайн-кассы не составит труда. Существует несколько возможных вариантов:
Вариант №1
Покупка устройства в комплекте с онлайн-кассой.
Вариант №2
Покупка ФН непосредственно у компании-производителя или у её официального представителя в регионе.
Вариант №3
Приобретение устройства у оператора фискальных данных.
Что касается сроков приобретения ФН – с покупкой лучше не затягивать. Дело в том, что самый пик продаж фискальных накопителей приходится на даты, когда до установленных законодательством сроков перехода на новую кассовую технику остаются считанные дни. Связанно это с тем, что россияне любят откладывать задачи на потом. В итоге, к моменту наступления конечной даты искусственным образом создается дефицит товара.
Подобная ситуация произошла в 2017 году, когда по стране прошла первая волна перехода предпринимателей на использование новой кассовой техники. Производители просто не были готовы к такому уровню спроса. В итоге некоторым предпринимателям пришлось дожидаться своей очереди несколько месяцев.
Несмотря на то, что в 2017 году налоговая инспекция пошла навстречу предпринимателям и не штрафовала тех, кто все ещё стоял в очереди за техникой, лучше все же не откладывать покупку на последний момент.
Стоимость фискального накопителя для онлайн-кассы зависит от срока действия устройства. В среднем на ФН вы потратите от 5 000 до 15 000 руб. (выделить текст: добавить плашку/подложку)
Здесь снова стоит сказать о дате покупки. Чем раньше вы приобретете ФН, тем выгоднее будет для вас покупка. Ведь со спросом всегда растет и стоимость товара.
Ответ на вопрос, сколько стоит фискальный накопитель для онлайн-кассы, во многом зависит от того, насколько предприниматель «затянет» приобретение устройства.
Как выглядит фискальный накопитель в онлайн-кассах
Фискальный накопитель в онлайн-кассах выглядит как небольшой квадрат с QR-кодом на внешней стороне. Делают его из следующих материалов: пластика и металла. Также на этикетке указывается модель чипа и серийный номер. В требованиях ФЗ № 54 четко указаны критерии, которым должен соответствовать фискальный накопитель и онлайн-кассы:
- опломбированный производителем корпус;
- наличие микроконтроллера, шифрующего данные;
- присвоение специального кода каждому документу;
- возможность хранения информации в случае отключения электричества;
- объем памяти, соответствующий виду деятельности организации.
Последний пункт требует более подробного разъяснения. Фискальный накопитель на 15 месяцев предназначен для применения:
- компаниями, торгующими акцизными товарами;
- хозяйствующими субъектами с сезонной работой;
- ИП и юр.лицами, работающими на ОСН;
- фирмами, которые используют в работе автономные кассы.
Компании, работающие на УСН, ЕНВД или ПСН, должны использовать ФН на 36 месяцев. Остальные же вправе самостоятельно выбирать, какой срок службы накопителя им более удобен.
Не знаете, какую кассу купить?
В настоящее время существует большой выбор кассовых аппаратов. И порой потребителю, не разбирающемся в кассовой технике очень трудно остановить свой выбор на том или ином аппарате. Все кассы входят в реестр налоговой, соответствуют 54-ФЗ и все они могут передавать данные через интернет.
Специально для надвигающейся волны перехода на онлайн кассы всем, кто получал отсрочку до 2019 года, мы подготовили обзор кассовых аппаратов.
Все кассовые аппараты можно условно разделить на 3 типа:
- 1. Аппараты с минимальным набором функций и небольшим объемом памяти хранимых артикулов
- 2. Кассовые терминалы с расширенным функционалом и возможностью подключения к облачным сервисам
- 3. Фискальные регистраторы для подключения к компьютеру с товароучетной системой