Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счетные ошибки при начислении зарплаты. Как исправить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Современное законодательство гарантирует сотрудникам строгое соблюдение порядка и времени выплаты заработной платы. Оплата труда осуществляется, исходя из договора и ТК, несоблюдение сроков или перечисление неполной суммы — это прямое нарушение действующих норм и стандартов.
По удержаниям — закрытый перечень
Работодатель производит удержания из зарплаты только в случаях, установленных Трудовым кодексом и иными законами. Этот момент указан в ч. 1 ст. 137 ТК РФ.
Согласно ч. 2 ст. 137 ТК РФ удержания следующие:
- возврат неотработанного аванса, выданного в счет зарплаты;
- погашение неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на командировку и другие случаи;
- возврат сумм, излишне выданных работнику из-за счетной ошибки;
- возврат сумм, признанных при рассмотрении индивидуального трудового спора и установленных в связи с виной сотрудника в невыполнении норм труда или простое.
Важно! Ст. 137 ТК РФ не устанавливает, что подразумевается под понятием «счетная ошибка». Практика показывает, что это ошибка, которая произошла при арифметических действиях.
Также основаниями для удержания из зарплаты являются ситуации, которые возникают при увольнении работника до окончания рабочего года, если он в счет него получил ежегодный отпуск. Тогда производится удержание оплаты неотработанных дней отпуска. Удержание не проводится, если сотрудника увольняют по основаниям, указанным в п. 8 ч. 1 ст. 77, подп. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, подп. 1, 2, 5, 6, 7 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса.
Во всех ситуациях удержания (кроме удержания за неотработанные отпускные дни) работодатель, прежде чем издать приказ, должен убедиться (ч. 3 ст. 137 ТК РФ), что:
- не прошел месячный срок, который установлен для возврата аванса, погашения задолженности или неверно рассчитанных выплат;
- сотрудник не оспаривает основания и величину удержания. То есть его письменное согласие на удержание, например, заявление (Письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 30044-6-0).
Удержание излишне выплаченной заработной платы
Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка. Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:
- если результатом чрезмерной выплаты стала счетная ошибка, т.е. допущенная при арифметических подсчетах;
- если зарплата рассчитана на основании документов, подтверждающих выполнение плановых заданий, а затем доказано (комиссией по трудовым спорам или судом) невыполнение норм труда или нахождение в простое;
- если переплата зарплаты была вызвана незаконными действиями сотрудника, к примеру, подачей документов на стандартные вычеты НДФЛ, которые ему не полагаются, что также потребует соответствующего судебного решения.
Когда можно взыскивать с работника по ТК РФ
Удержания из заработной платы для погашения задолженности работника перед работодателем могут производиться, в том числе, для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок (ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 238, ч. 1 ст. 248 ТК РФ):
Важно понимать, что счетная ошибка – ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (в том числе вследствие сбоя в компьютерной программе) (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.08.2018 по делу N 33-31253/2018). Однако технические ошибки (например, ошибки при занесении данных в программу, использование в расчете неправильных данных), совершенные по вине работодателя, счетными не являются.
Удержание возможно, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания и не истек месячный срок, установленный для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, установления размера причиненного ущерба (ч. 3 ст. 137, ч. 1, 2 ст. 248 ТК РФ). Если хотя бы одно из условий не выполнено, взыскать с работника денежные средства можно только через суд.
Таким образом бухгалтер может исправить свою ошибку и удержать переплату. Но для этого:
- работник должен быть согласен на удержания;
- приказ на удержания должен быть издан в месячный срок.
Если оба условия не соблюдены – путь только в суд. В суде нужно будет доказать, что имела место счетная, а не техническая ошибка.
Что делать, если работник уже уволился
Иногда ситуации, связанные с недоплатой или переплатой, возникают после увольнения работника. В таком случае порядок взыскания средств несколько усложняется. Самый простой вариант — связаться с человеком после увольнения, чтобы решить вопрос в добровольном порядке. После перечисления средств деньги заносятся на соответствующий счет. В то же время не все кадры после увольнения идут на контакт. Когда бывший работник не желает возвращать сумму переплаты, следует обратиться в суд.
Если после увольнения обнаружена недоплата, порядок решения проблемы ничем не отличается от ситуаций со штатными специалистами. Недочеты часто возникают не только с самой заработной платой, но также с расчетом выходного пособия, возмещения неиспользуемого отпуска, индексации, премий и пр. Стоит отметить, что у оплаты труда нет срока исковой давности. Как результат, бухгалтерские ошибки могут обнаружиться даже спустя длительное время после увольнения.
Важно! Работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о производстве удержания из своей заработной платы. Воля работника должна быть выражена в письменной форме.
При наличии заявления работника о перечислении удержанных из его заработной платы сумм в качестве профсоюзных членских взносов, работодатель не вправе ему в этом отказать.
Важно! Работодатель не вправе взимать с работника плату за перечисление профсоюзных членских взносов.
Порядок перечисления профсоюзных взносов определяется коллективным договором, соглашением.
Важно! Работодатель обязан перечислять профсоюзные членские взносы ежемесячно и своевременно.
Работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об удержании из заработной платы и последующим направлении удержанных денежных средств на другие цели — погашения кредита, оплату учёбы и т.п. В отличие от профсоюзных взносов, работодатель не обязан возлагать на свою бухгалтерию какие-либо дополнительные обязанности в этой части, однако может сделать это на основании соглашения с работником.
Невыполнение норм трудового законодательства и несоответствие зарплаты трудовому договору
Если при начислении бухгалтером заработной платы не учитываются отдельные положения трудового договора, то в таком случае бухгалтер может быть привлечен к ответственности. При этом наиболее частыми нарушениями в таком случае выступают:
- Невыплата сверхурочных при зафиксированной в табеле переработке;
- Невыплата предусмотренных трудовым договором премий;
- Нарушение порядка выплаты премиальных и других надбавок.
Более часто распространены случаи, когда бухгалтер действует в соответствии с трудовым договором, но вопреки трудовому законодательству. С точки зрения закона, пункты и условия коллективного или личного договора с сотрудником, признаются ничтожными, если они противоречат положениям Трудового кодекса. Тем не менее, часто распространены следующие ошибки:
- Неуказание в трудовом договоре тарифной ставки оклада и пометка, что оплата регулируется штатным расписанием или другими внутренними актами на предприятии;
- Разница в заработной плате сотрудников на одинаковых должностях и с одинаковой квалификацией – она считается недопустимой, даже если работник находится на испытательном сроке;
- Невыплата премий работникам, трудящимся по совместительству или по срочным трудовым договорам за аналогичный объем работы в аналогичных должностях.
Шаг 2. Оформление документов по итогам расследования
По завершении служебного расследования комиссия составляет заключение или акт. Шаблон такого документ может утвердить сама организация. Он должен содержать:
-
дату, номер и место написания, название организации;
-
описание причиненного повреждения, наименование и количество пострадавших вещей, примерную сумму оценки;
-
данные виновнике: должность, фамилию, имя, отчество;
-
причины, по которым произошла порча или утрата имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и наказания) с приложением доказательств;
-
выводы о последствиях вреда – можно ли имущество восстановить или же его можно только списать.
Можно ли сократить обязательные удержания?
Да, благодаря налоговым вычетам. Налоговый вычет – это сумма, которую можно отнять от начисленной заработной платы. И тогда подоходный налог будет рассчитываться и удерживаться из полученной разницы, которая называется “налоговая база”. Чем меньше налоговая база, тем меньше сумма платежа.
Кому доступна эта опция? В 2021 году это:
- работники, чья зарплата менее 761 руб.;
- семьи с детьми до 18 лет и (или) иждивенцами;
- вдовы, вдовцы, одинокие или приемные родители, опекуны или попечители;
- родители, у которых дети с инвалидностью
- люди с инвалидностью 1-2 группы, с инвалидностью с детства и т.д.
- если ребенок работника или сам работник получает первое высшее образование на платной основе в Беларуси;
- если гражданин получил кредит по программе улучшения жилищных условий;
- если работник заключил добровольный договор медицинского страхования.
Полный перечень указан в п.1.3 ст. 209 Налогового Кодекса. Подробно о налоговых вычетах мы рассказывали тут.
Взыскание лишних денег, начисленных работнику, осуществляется через издание приказа. Последний печатается не позднее, чем через 30 дней с момента завершения периода, предусмотренного для возврата. Если срок не предусматривается, приказ оформляется в срок до месяца с момента обнаружения переплаты. При этом важно знать, как отобразить возврат зарплаты на расчетный счет или путем удержания.
Стоит учесть, что удержание возможно при отсутствии факта оспаривания со стороны сотрудника (ТК РФ, статья 137). Чтобы исключить сложности, руководителю требуется оформить докладную и описать в документе причины своих действий.
Проводки по возврату зарплаты на расчетный счет и другими способами
Рассмотрим два пути передачи переплаченной суммы:
- Сотрудник передает деньги самостоятельно. В такой ситуации он отдает средства в кассу компании или осуществляет возврат зарплаты на расчетный счет. Проводки в этом случае имеют следующий вид — Д 50/К 70 и Д 51/К 70 соответственно. Если работник при начислении зарплаты получил большую сумму, отражение по 70-му счету все расставляет на первоначальные места.
Если причиной стала ошибка в арифметических вычислениях, проводка имеет следующий вид:
- Д 20 (23,26 и другие), К 70 — стонирование лишней зарплаты.
- Д 73 К 70 — списывание излишних средств на другие вычисления с работниками.
Как только произведено исправление суммы по зарплате, остается удалить ошибки и по начисляемому налогу (НДФЛ) и страховым платежам. В первом случае осуществляется стонирование начислений по Д 70, К68, а во втором — по сч. 20 (25, 26 и других), также К 69-х счетов.
Ошибочно перечислена зарплата: обязан ли работник ее возвращать?
→ → Актуально на: 6 ноября 2020 г. В соответствии с ТК РФ излишне выплаченную зарплату можно взыскать с работника только, если ():
- работодателем была допущена счетная ошибка;
- орган по рассмотрению трудовых споров признал вину работника в невыполнении им норм труда или в простое (, );
- поводом для перечисления суммы послужили неправомерные действия работника, что подтверждено судом.
То есть если работник ничего не нарушал и честно выполнял свою трудовую функцию, то единственным обстоятельством, при котором можно пытаться требовать от него возврата денег, является счетная ошибка.
Если к сроку работник деньги не вернет, то работодатель будет вправе издать приказ об удержании излишне выплаченных средств из зарплаты сотрудника.
С приказом нужно ознакомить работника под роспись.
У работодателя будет месяц для взыскания денег после истечения срока, установленного для возврата излишне выплаченной суммы.
Счетной ошибкой не признаются:
- технические ошибки, к примеру, допущенные из-за сбоя в бухгалтерской программе;
- повторное начисление заработной платы работнику ();
- неправильное указание реквизитов в платежке;
- неверное применение законодательства, приведшее к переплате;
- неточный расчет зарплаты в связи с использованием неверных исходных данных (не тех тарифов, коэффициентов и т.д.).
Если ошибочно была перечислена зарплата в большей сумме и не по причине счетной ошибки, то взыскать излишне выплаченное с работника можно при условии, что он сам не возражает. Иными словами он может:
- или самостоятельно внести деньги в кассу;
- или перечислить на расчетный счет организации;
- или написать заявление о том, чтобы работодатель сам удержал излишне выплаченную сумму из будущих доходов работника. При этом ограничения по удержаниям из зарплаты, установленные ТК РФ, не применяются. Поскольку в рассматриваемом случае работодатель исполняет волю работника (, ).
Порядок действий для удержания переплаты
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Невыполнение норм трудового законодательства и несоответствие зарплаты трудовому договору
Если при начислении бухгалтером заработной платы не учитываются отдельные положения трудового договора, то в таком случае бухгалтер может быть привлечен к ответственности. При этом наиболее частыми нарушениями в таком случае выступают:
- Невыплата сверхурочных при зафиксированной в табеле переработке;
- Невыплата предусмотренных трудовым договором премий;
- Нарушение порядка выплаты премиальных и других надбавок.
Более часто распространены случаи, когда бухгалтер действует в соответствии с трудовым договором, но вопреки трудовому законодательству. С точки зрения закона, пункты и условия коллективного или личного договора с сотрудником, признаются ничтожными, если они противоречат положениям Трудового кодекса. Тем не менее, часто распространены следующие ошибки:
- Неуказание в трудовом договоре тарифной ставки оклада и пометка, что оплата регулируется штатным расписанием или другими внутренними актами на предприятии;
- Разница в заработной плате сотрудников на одинаковых должностях и с одинаковой квалификацией – она считается недопустимой, даже если работник находится на испытательном сроке;
- Невыплата премий работникам, трудящимся по совместительству или по срочным трудовым договорам за аналогичный объем работы в аналогичных должностях.
Возможно ли по закону удержание излишне выплаченной зарплаты – ограничения, оформление, образцы документов
Иногда при оплате труда, бухгалтер может допустить ошибку и недоплатить или переплатить зарплату.
В первом случае всегда можно совершить доплату.
А вот излишне выплаченную сумму можно взыскать только в ограниченном количестве.
Также закон вводит ограничение на возможность удержания в зависимости от того, по какой причине была совершена переплата.
На практике переплата по заработной плате может быть совершена по ряду причин.
Если бухгалтер допустил ее, есть три варианта выхода из ситуации:
- Поговорить с сотрудником и попросить добровольно внести излишне выплаченную сумму в кассу предприятия. Особенно такой способ рационален, когда выплата только была совершена, и деньги еще не были израсходованы.
- Совершить удержание переплаченной суммы с письменного согласия работника. Можно установить определенные размеры удержаний на оговоренный период, но не более 20% от ежемесячной зарплаты.
- Подать исковое заявление в судебную инстанцию с целью принудительного взыскания излишне переплаченной суммы. Этот вариант используют, если сотрудник не желает возвращать лишние суммы и согласие на удержание не написал.
Копия документа направляется на ознакомление работнику. После этого сотрудник вносит в кассу предприятия излишнюю сумму, дает согласие на удержание, или работодатель подает иск в суд.
Как снизить размер удержаний
Удержание с зарплаты в размере до 50 или 70% существенно ухудшает материальное положение должника и членов его семьи. Однако закон дает возможность обратиться за снижением размера удержаний. Сделать это можно через суд по следующим правилам:
- должник должен собрать доказательства, подтверждающие временную невозможность оплаты долга или уважительность причин для снижения размера удержаний;
- заявление подается в суд, выносивший первоначальное решение;
- к участию в деле привлекается взыскатель, а также пристав, ведущий производство;
- если заявление удовлетворено, судебный акт направляется приставу, который уточнит порядок и размер удержания для работодателя.