Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно знать про командировочные расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:
- по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
- по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.
Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.
Вот примеры проводок:
- Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
- Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
- Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.
Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.
Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.
В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
-
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
-
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
-
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
-
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
Шаг 3. Оплатите командировку
Командировочные расходы в 2022 году:
- для командировок по России — 700 руб в сутки,
- для командировок за границу — 2500 руб в сутки.
Организация вправе увеличить суточные по внутреннему распоряжению. Также суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т.д. При оплате командировочных расходов сверх указанной суммы необходимо уплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме страховых взносов) на сумму превышения).
Помимо командировочных расходов прикомандированный сотрудник получает:
- стоимость аренды жилья;
- командировочные расходы в командировку и обратно;
- иные расходы (например, оплата связи или почтовых услуг), произведенные с разрешения или с ведома работодателя.
Работнику выдается аванс на оплату таких расходов перед его отъездом в командировку.
Командировка за границу
Бывает так, что предприниматели живут на две страны. В таком случае бизнесмен должен определить, где именно его постоянное место работы, и потом оформлять поездки как командировки.
При командировке за границу важно обращать внимание на валюту. Иногда компания выдает сотруднику средства в тенге, и он меняет их на нужную валюту. Если предприятие перечисляет деньги на карту, то сотрудник может оплачивать расходы безналичным расчетом. В таком случае списание происходит по курсу банка с учетом комиссии и конвертации. Желательно, чтобы сотрудник собирал все чеки и предоставил их бухгалтеру.
Если у сотрудника корпоративная карта, которой он расплачивается за пределами Казахстана, то возникают обязательства по валютному законодательству. Оно претерпело значительные изменения в прошлом году, и теперь банк-эмитент обязательно запрашивает подтверждение каждой транзакции.
Даже если вы сняли один доллар, вам придется объяснить, почему вы это сделали — поэтому необходимо иметь приказ о командировке. Очень важно подтвердить, что эти деньги командированный сотрудник направил не на терроризм или какие-то другие страшные вещи, а действительно потратил в рамках командировки. Если вы используете корпоративную карту, то за границей будьте осторожны.
Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?
Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).
В приказе о направлении в командировку необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.
Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.
Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.
Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.
Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:
- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.
Оформление командировки в 2021 году
Документ, регламентирующий процедуру возмещения сотрудникам расходов во время служебных отъездов (траты на жилье, проезд, суточные), обычно называется – положение о командировках (образец 2021 года будет в конце статьи). Этим же положением определяют перечень действий обоих сторон – работника и нанимателя – при возникновении в командировке нестандартных ситуаций.
Для каждого предприятия должен быть свой документ, в котором четко расписаны все характерные для него нюансы служебных поездок.
Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:
| Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств. |
При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.
Что такое суточные и на что они выдаются
Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? По ст. 167 ТК РФ:
- командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Что входит в командировочные расходы? Проживание, проезд, питание. Данная выплата является подотчетной;
- суточные расходы — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Что включают в себя суточные расходы в командировке? Траты на дополнительные услуги или товары без предварительного согласования с работодателем. По этим деньгам бухгалтерские отчеты сдавать не придется.
ВАЖНО!
Обратите внимание: вопрос «что входит в суточные командировочные расходы?» некорректен по сути. Суточные — часть командировочных расходов наряду с оплатой проезда, наймом жилого помещения, стоимостью проезда и т. д. За них работник должен отчитаться в пределах 3 дней с момента приезда, предоставив подтверждающие документы и составив авансовый отчет.
Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке. Согласно данному документу, оплата суточных осуществляется не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу, возможные остановки и задержки в пути. При этом работнику обязаны начислять среднюю заработную плату.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.
Однодневная командировка и расходы
Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.
При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.
Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов
При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.
НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:
— командировочные расходы оплачены организацией или работником;
— по ним есть счет-фактура.
Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:
— питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;
— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).
При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:
— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;
— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.
В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:
|
Проводка |
Операция |
| Д 71 — К 50 (51) | Работнику выдан аванс на командировку |
| Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71 | Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН) |
Заполнение авансового отчета
При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.
Порядок заполнения авансового отчета:
Составление отчета
- Первый пункт авансового отчета – название организации
- Дата и номер отчета
- Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
- Означается причина составления отчета (служебная командировка)
- В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
- На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
- Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет – кредита
- Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает
Экспертное мнение к вопросу о том, какая может быть установлена длительность командировки
На сегодняшний день не действует ни одного законодательного акта, который не утратил бы силу, определяющего минимальную и максимальную продолжительность командировок – заграничных или внутрироссийских.
Длительность служебной поездки должна быть прописана в Распоряжении руководства о направлении работника в командировку. Продолжительность поездки должна быть обоснована – она определяется на основании объемов и сложности производственных целей (служебного задания) и времени, которое целесообразно выделить на осуществление данных работ.
В том случае, если внутренними нормативными актами установлена необходимость издания служебного задания, то в нем непременно должна быть прописана длительность командировки. Если в дальнейшем возникает необходимость сокращения периода пребывания в поездке или, наоборот, продления командировки, нужно издавать отдельное Распоряжение начальства.
Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают о том, что следует разграничивать понятия командировки, разъемного характера работ и перевода работника в другую местность – это три различных понятия. Соответственно, в расходы при расчете налога на прибыль нельзя отнести затраты, не относящиеся к оплате именно командировочных расходов.