Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Как оформить выписку работодателю
Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.
Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.
Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:
- число, месяц, год;
- информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
- приказ, на основании которого сделана запись.
Электронная трудовая книжка: что это такое?
Еще в прошлом в России появился новый вид документов – электронные трудовые книжки, которые пришли на смену ранее используемым бумажным. По факту это не совсем трудовые книжки – скорее запись в электронном реестре, который ведется параллельно с бумажным учетом на предприятии. Теперь работодатель обязан в электронном варианте предоставлять в Пенсионный фонд России сведения о приеме на работу новых сотрудников, об увольнении, о переводе сотрудника на другую должность, а также предоставлять данные о подаче соответствующих заявлений.
У такого решения есть несколько преимуществ:
- Быстрый доступ гражданина к своим личным данным,
- Минимальные риски, что будут допущены ошибки,
- Возможность устроиться на работу дистанционно.
Если сотрудник работал до 2021 года, то он в течение всего 2020-го года имел право выбрать, какой именно версией трудовой книжки он хочет пользоваться – электронной или бумажной. Для этого подается соответствующее заявление на имя работодателя.
Как оформить выписку работодателю
Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.
Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.
Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:
- число, месяц, год;
- информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
- приказ, на основании которого сделана запись.
Данные указывают за тот период, который необходим сотруднику, в зависимости от назначения справки. Если необходимо оформить загранпаспорт, то показывают стаж за 10 лет, то есть указывают все компании, в которых человек трудился за это время.
Каковы нюансы составления и что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, говорит само название — она содержит только последнюю запись из ТК о текущей деятельности. Затем под таблицей пишут, что человек трудится здесь до сих пор.
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
- название документа,
- наименование организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
- данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
- номер трудовой книжки,
- дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:
- Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
- Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
- Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.
Значение трудовой книжки для работника
Трудовая книжка выдается каждому работнику при приеме на работу впервые. Это особый бланк строгой отчетности, который содержит в себе данные сотрудника, информацию о его стаже, занимаемых должностях.
Руководители могут посмотреть, сколько лет человек занимал тот или иной пост, по какой причине покинул предыдущее место работы. В трудовой книжке хранится информация о переводах в другие компании, подразделения и филиалы, а также данные о том, присваивались ли награды сотруднику, либо, напротив, были вынесены взыскания. Эта информация помогает получить полную картину трудовой деятельности человека и решить, стоит ли его брать на работу.
Немаловажно и то, что документ участвует в установлении размера пенсии.
Ведение и хранение трудовой книжки — строго регламентированный процесс. Важно понимать, что документ содержит только достоверную информацию, а самовольное изменение или корректировка наказуемы. Все записи, такие, как уровень образования, период работы, занимаемая должность должны быть документально обоснованы. Нельзя что-либо вносить со слов сотрудника или иных лиц, так как эта информация может быть ложной. Такой подход к оформлению документа зафиксирован на законодательном уровне, что позволяет каждому работодателю быть уверенным в достоверности содержащихся данных.
Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.
Все изменения в документ, касающиеся наград и повышений должны быть внесены в течение семи дней. Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника.
В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.
Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.
В документ вносятся:
- Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
- Сведения о выполняемой деятельности;
- Сведения о переводе;
- Сведения о квалификации сотрудника;
- Сведения о награждении;
- Сведения об увольнении.
Данный документ действует на протяжении всей трудовой деятельности, при помощи него будет рассчитываться трудовой стаж при выходе на пенсию по старости. При изменении фамилии или других сведений в текст документа вносятся корректировки, согласно правилам ведения и хранения документа.
Какая форма документа
Выписка оформляется на специальном бланке организации, где числится работник. Она должна быть заверенная сотрудником кадрового отдела. В случае большого количества листов они прошиваются. На последней странице делается отметка о количестве листов, ставится подпись заверителя и печать компании.
В верхнем углу справа размещается штамп организации или пишутся контактные данные. Внизу указывается серия и номер, а также личная информация работника, претендующего на документ. Затем составляется таблица, в которую вносятся необходимые данные. При заполнении выписки потребуется указать информацию о сотруднике:
- ФИО;
- Число, месяц и год рождения;
- Информацию об образовании;
- Профессию.
При оформлении разнообразных бумаг и справок работающие граждане сталкиваются с необходимостью предоставить подтвержденные сведения о месте работы и стаже. Для этого используется выписка из трудовой книжки, поскольку оригинал основного документа о работе выдается на руки сотрудникам в исключительно редких случаях.
Чтобы выписка из трудовой книжки 2021 г. была выдана, необходимо написать заявление:
| Генеральному директору ООО «Партнеры»
Васильевой О. Л. от менеджера отдела реконструкции Ивановой А. А. |
| Заявление
Прошу в течение трех рабочих дней предоставить мне выписку из трудовой книжки, для предоставления в органы социальной защиты населения. Иванова А. А. 18 февраля 2021 г. |
В ответ на заявление работающего сотрудника работодатель выдает заверенную должным образом выписку из трудовой книжки или ее копию. Выдача должна произойти не позднее трех рабочих дней со времени подачи заявления. Вести отдельный журнал выдачи этих справок не требуется.
Юридические особенности при выдаче выписки
Оформляя выдачу выписки важно учитывать следующие особенности:
| Работодателю | Работнику |
| Соблюдать требования закона и регламента по оформлению | Обязательно предоставить заявление на выдачу выписки |
| Услуга предоставляется бесплатно | Четко определить, какую информацию необходимо предоставить в выписке |
| Укороченный срок на подготовку документа | Заранее ознакомьтесь с нюансами оформления документа, чтобы иметь возможность проверить правильность заполнения |